Nelson Gondim

A informática é utilizada atualmente em lojas de todos os portes. Isto se deve ao fato dos equipamentos (hardwares) e dos programas (softwares) estarem mais baratos e, conseqüentemente, mais acessíveis. Os lojistas estão podendo aplicar novas tecnologias para resolver velhos problemas.


Basta olhar a sua volta: supermercados, lojas de departamento, de calçados, de confecções, entre outros exemplos, estão apresentando excelentes resultados com a utilização da informática. Porém, é importante que se faça um alerta: "automação" não é simplesmente tomar uma decisão, comprar os equipamentos e esperar os resultados de braços cruzados. A organização interna de sua loja é fator decisivo para que a automação traga os benefícios esperados. "Automatizar" é um processo que, uma vez iniciado, não termina nunca. Por isso é importante que você saiba exatamente o que esperar dele antes mesmo de começar. Outro detalhe que não pode ser esquecido é o treinamento do pessoal. De nada adianta você adquirir os equipamentos mais sofisticados se seus funcionários não souberem tirar proveito das informações passadas por estes equipamentos.

Por serem muitas as dúvidas a respeito de automação, surgiu a idéia de se fazer essa cartilha. Através desse material, tanto você quanto os demais lojistas do pequeno varejo, conhecerão um pouco mais sobre o assunto e suas aplicações.


A informática tem evoluído de uma maneira muito rápida; diariamente novas tecnologias surgem, substituindo as que estavam em uso. Quanto mais a informática evolui, maiores se tornam as suas aplicações.

Se você puxar um pouco pela memória lembrará que até há alguns anos, esta tecnologia não era acessível aos pequenos empreendedores do setor varejista e que muitos deles nem imaginavam os benefícios que ela traria.

Felizmente esta situação mudou. A economia está passando por grandes transformações e o cenário do comércio varejista está mudando.

O consumidor está cada vez mais exigente. Hoje ele espera encontrar na loja uma variedade maior de produtos à sua disposição, deseja ser melhor atendido e, principalmente, procura sempre preços mais competitivos. Esta mudança no comportamento do consumidor serviu de alerta ao pequeno varejo. O varejista percebeu que se não implantasse as mudanças rapidamente, tornando-se mais competitivo, corria o risco de desaparecer.


Este passou a ser seu novo lema. Uma das mudanças exigidas foi a implantação da Automação Comercial. Através dela as pequenas empresas podem melhorar seu controle interno, criando condições mais favoráveis para enfrentar as novas exigências do mercado.


Antes de continuar é importante que você saiba o que é Automação Comercial. Podemos entendê-la como o esforço para transformar tarefas manuais repetitivas em processos automáticos, realizados por uma máquina.

A sua inseparável caixa registradora pode ser considerada o primeiro esforço de automação. Ela realiza o registro das vendas e sua totalização, operações que antes eram feitas de forma manual.

Com a automação, a gestão do negócio passou por uma verdadeira revolução. Erros cometidos na digitação e na totalização, compra de produtos em excesso ou em quantidades menores do que as desejadas desapareceram.

Os benefícios trazidos pela automação se estendem a quase todos os setores de uma loja; controle de estoques, financeiro, de contas a pagar e a receber, gestão de recursos humanos e de fornecedores passaram a ser realizadas com maior segurança.Os velhos fichários que exigiam um tempo muito grande na consulta e no retorno das informações, podem ser aposentados.

Hoje, graças à informática, consultar as informações de uma loja tornou-se uma tarefa rápida e confiável. Basta apertar algumas teclas e você terá acesso imediato aos dados de qualquer setor. Esta facilidade deixará você em uma situação mais privilegiada pois sua atuação será mais eficiente.

"Automatizando" sua loja você passará a seus clientes uma imagem de empresa forte e inovadora, preocupada em atendê-los de maneira rápida e eficiente. Melhorar a negociação com seus clientes é outra vantagem que você perceberá. É só apertar uma tecla e a ficha completa do cliente estará à sua disposição, com todas as informações importantes sobre ele, tais como histórico de compras, de pagamentos, etc..

Novas estratégias de marketing poderão ser desenvolvidas graças à automação. Utilize-a para segmentar os clientes atuais, revitalizar o relacionamento com os clientes que, por algum motivo, deixaram de comprar em sua loja, e para melhorar suas atividades de mala-direta e telemarketing. Neste tipo de atividade, o fator tempo é muito importante. Valorize-o, oferecendo seus produtos a quem realmente pode comprá-los. Desta forma você estará valorizando também o seu dinheiro.

A Automação Comercial pode trazer muitas vantagens para sua loja. As que você acabou de conhecer são apenas algumas delas. Seja criativo, abuse de sua imaginação e, com certeza, você descobrirá sempre novas formas de aplicá-la para melhorar o seu empreendimento.


Se você é um varejista que deseja crescer é importante saber que muitos fatores podem determinar o sucesso de sua loja um deles é a concorrência.

Vista como uma ameaça, a concorrência pode servir de termômetro para novas tendências do mercado. Vigie os passos do seu concorrente e saiba tirar vantagem das observações feitas. Se o seu concorrente estiver pensando em "automatizar" a loja, pense nesta possibilidade o seu negócio; se ele ainda não pensou, antecipe-se e obtenha desde já esta vantagem.

O varejista encontra-se cercado de concorrentes por todos os lados. Além dos tradicionais há os varejistas sem loja; os quais vendem seus produtos sem que os consumidores precisem sair de suas casas. Basta que possuam um computador, um telefone ou mesmo um aparelho de TV e os produtos virão até eles. Você deve ficar atento a esta nova tendência do mercado, pois o varejo sem loja pode comprometer o futuro do seu empreendimento.

O que fazer quando empresas de outras cidades e estados comercializam produtos iguais ou melhores que os seus a um custo menor, invadindo a casa do seu cliente? A resposta a este desafio tem que ser rápida e decisiva.

Para enfrentar qualquer tipo de concorrência ameaçadora, é necessário aumentar a produtividade e melhorar o atendimento de seus consumidores; e não se iluda, só com a Automação isto será possível.


Pelo que foi visto até agora fica fácil perceber que a pequena empresa encontra-se numa posição delicada. Convivendo numa economia difícil, com margens menores, devido ao aumento da concorrência, e trabalhando com fornecedores mais eficientes, ele só tem uma saída: ou aprimora a qualidade do serviço prestado ou perecerá!

Tradicionalmente o pequeno varejo nasceu e cresceu ao redor de uma pessoa ou de um pequeno grupo. Esta pessoa era responsável pela condução de todas as operações da loja; esta é uma imagem que deve fazer parte do seu passado. Os tempos mudaram e é preciso evoluir para sobreviver; hoje o varejista deve acompanhar as transformações que estão acontecendo e fazer da tecnologia sua aliada inseparável.

Mesmo para uma loja de pequeno porte que trabalha com, aproximadamente, 2000 itens é impossível uma única pessoa ter em mente tudo o que é necessário para o bom andamento do negócio. Imagine ter que decidir sobre o que, quando, quanto e onde comprar, controlar o fluxo de estoques, conhecer os bons e maus clientes e ainda conseguir atendê-los de maneira eficiente. Com certeza, qualquer empresário que trabalhe desta maneira, viverá sempre com dor de cabeça.

Com a Automação as tarefas repetitivas passarão a ser realizadas pelo computador deixando lhe livre para fazer aquilo que mais sabe: vender.


Empresários que encaram a automação como um modismo passageiro, com certeza irão se arrepender no futuro. Se você está pensando em "automatizar" sua loja e deseja que esta operação seja um sucesso, é importante tomar alguns cuidados básicos.

A automação deve ser planejada nos mínimos detalhes. Não adianta imaginar que o processo de automação resolverá todos os problemas da sua empresa como num passe de mágica. Como foi dito antes não é um processo simples.

Planeje primeiro! Quais são os benefícos que a automação trará à sua empresa? Para descobrir quais são eles, responda às perguntas formuladas a seguir:

• Estou plenamente convencido que "automatizando" minha loja resolverei os meus problemas?
• De que maneira a automação vai contribuir para resolvê-los?
• Quais são os benefícios para meus clientes?
• Minha loja se tornará mais competitiva?
• Estou disposto a gastar parte do meu tempo com a automação?
• Meus funcionários estarão dispostos a realizar o mesmo esforço?
• Terei dinheiro suficiente para "automatizar" minha loja?
• O quê a minha loja ganhará com o sistema de automação?
• Existem pessoas na minha empresa que já ouviram falar em Automação Comercial? Caso existam, qual é o conhecimento delas neste assunto?

Nenhum processo de automação dará resultado se o gerente e o proprietário da loja não se comprometerem com ele.

O empresário deve estar consciente de que algum tempo e dinheiro serão gastos neste processo mas que este investimento, muito em breve, permitirá uma competição de igual para igual com os demais estabelecimentos do setor.

Mas não basta somente o comprometimento do dono a participação dos funcionários é fundamental no processo; caso contrário, a implantação corre o risco de não dar certo.

É comprovado que as chances de sucesso na implantação da Automação Comercial são maiores quando conhecemos os sistemas, os equipamentos e os procedimentos que serão utilizados. É importante que você identifique entre seus funcionários aqueles que já possuem algum tipo de experiência; a contribuição de todos será fundamental para se obter o sucesso desejado.


Se você não estiver familiarizado com os equipamentos e com os procedimentos para iniciar seu processo de Automação Comercial, não julgue estas dificuldades como uma barreira -não desanime. É para isso que existe a ajuda especializada; não tente encontrar todas as respostas sozinho.

Este tipo de ajuda pode ser encontrada de diversas formas, eis algumas:

• Converse com profissionais especializados em Informática e em Automação.
• Procure conhecer outras lojas que atuem no mesmo ramo e que já tenham implantado o sistema de Automação Comercial.
• Visite feiras que ofereçam produtos com aplicações parecidas com as que você procura. Troque idéias com os expositores e com os visitantes sobre o assunto.
• Freqüente bibliotecas e consulte revistas e livros especializados para iniciantes.
• Participe de palestras, seminários e treinamentos específicos sobre Informática e Automação Comercial; deste modo você estará aumentando sempre seus conhecimentos.
• Solicite aos fornecedores, sem compromisso, demonstrações sobre equipamentos e sistemas que interessam a você.
• Procure a ajuda do SEBRAE e de outras entidades para obter maiores informações e esclarecimentos.

A partir das informações que você reunir será mais fácil realizar uma boa escolha; lembre-se de guardar as informações!

Se você ainda estiver alguma dúvida em qualquer das etapas do processo de automação, não hesite procure um profissional experiente; o importante é que suas dúvidas não fiquem sem solução.
   

Agora que você está um pouco familiarizado com a Automação Comercial é hora de fazer o levantamento das principais necessidades de sua loja. Caso existam pessoas que possam ajudá-lo nesta tarefa este é o momento certo delas participarem.

Faça um inventário das atividades realizadas na sua loja: Retaguarda e Ponto-de-Venda para descobrir quais poderão ser "automatizadas".

Para facilitar sua decisão, responda às seguintes perguntas para cada atividade:

• Quais melhorias ocorrerão na minha loja se a atividade selecionada for automatizada?
• Será que minha produtividade vai aumentar?
• Poderei atender melhor meus clientes e oferecer produtos ou serviços de melhor qualidade?
• Haverá economia de tempo e/ou redução custos?
• Será que a agilidade da minha loja aumentará?
• Minha loja se tornará mais moderna e competitiva?

Após concluir o levantamento é necessário estabelecer uma prioridade de ação. Comece pelas atividades que podem ser "automatizadas" de modo mais simples e rápido. Outra maneira é saber quais delas são realizadas de forma precária e onde a automação trará resultados positivos nas suas execuções.

O processo de automação não se realiza da noite para o dia; mesmo contando com a ajuda dos programas (softwares) integrados sua implantação é um pouco demorada e deve ser feita por etapas.

O segredo é estabelecer suas prioridades e concentrar-se nelas. Tentar resolver tudo de uma única vez só atrapalha o processo. Caso você tenha alguma dificuldade em relacionar suas atividades ou saber quais delas são as mais prioritárias, procure a ajuda de um consultor em Automação Comercial para orientá-lo.

Mas não esqueça: cabe a você estabelecer suas próprias prioridades; o próximo passo é escolher o sistema e o equipamento mais adequados para solucionar os seus problemas.


a) O programa (software)

Sabendo que se quer de um sistema de Automação Comercial, achar os fornecedores será uma tarefa simples.

Antes de começar a sua busca é bom saber que o equipamento não vive sem o programa e vice-versa; para escolhê-los você deve saber quais as funções que serão "automatizadas" e conhecer as informações que serão utilizadas.

Comprar equipamentos sem saber qual o programa que será usado pode provocar a sobrecarga deste ou até a sua subutilização; em outras palavras significa dizer que você estará arranjando problemas desnecessários e jogando dinheiro fora. Para evitar dores de cabeça tenha sempre em mente que a compra de um sistema deve ter uma finalidade básica: ser capaz de resolver os seus problemas.

Equipamentos e programas devem ser compatíveis, ou seja, devem trabalhar em harmonia; por isso nunca compre sistemas que não atendam as suas necessidades ou que exijam grandes mudanças nas tarefas realizadas atualmente.

Você pode contratar um profissional para desenvolver todo o sistemas ou adquirir pacotes prontos.

A primeira vai exigir que seja desenvolvido um sistema específico para o seu caso; seria a solução ideal mas o seu custo é elevado. Os pacotes prontos são uma opção interessante, pois eles podem ser usados nas áreas de Retaguarda (contas a pagar e a receber, emissão de cheques, controle de estoques, etc.) e no Ponto-de-Venda, podendo também serem ajustados às suas necessidades individuais.

Independente da sua escolha é importante que, na seleção do fornecedor, você observe com atenção alguns detalhes: garantia, idoneidade e experiência de seus fornecedores.

Em qualquer das situações, algumas recomendações são fundamentais:

• 1ª - Com certeza a sua loja vai crescer; e o programa deverá ter condições de absorver este crescimento.
• 2ª - Pense na modularidade do sistema; sistemas modulares permitirão que outros programas possam ser incluídos; desta forma você poderá realizar o processo por etapas, não concentrando o custo num único período.
• 3ª - Verifique a possibilidade de utilizar seu programa com outros que possam "conversar" entre si.
• 4ª - Evite implantar diversos programas novos ao mesmo tempo. A implantação deve ocorrer de acordo com as prioridades estabelecidas. Antes de implantar um novo programa, verifique se o anterior está funcionando corretamente.
• 5ª - Ao implantar um programa não abandone de imediato os procedimentos manuais; só deixe de utilizá-los quando o programa estiver 100% correto.
• 6ª - Na compra de qualquer programa, verifique se ele é compatível com os instalados e com o equipamento disponível.
• 7ª - Na compra de programas, solicite referências dos fornecedores sobre eles; para aumentar sua segurança, visite outras lojas que já possuam o sistema, observe as vantagens e desvantagens.
• 8ª - Procure fornecedores idôneos e com experiência na aplicação desejada.
• 9ª - Verifique as garantias oferecidas pelos fornecedores.
• 10ª - Faça uma previsão sobre o tempo que será gasto na instalação e adaptação do sistema às suas necessidades.
• 11ª - Não esqueça o treinamento. Trabalhar com funcionários despreparados lhe causará muitos aborrecimentos.

Algumas estratégias de implantação bem sucedidas estabeleceram primeiramente equipamentos de informática e automação nas atividades de Retaguarda. Depois de familiarizados com o uso da automação para o controle interno, passaram a implantar sistemas de atendimento e registro no Ponto-de-Venda.

b) O Equipamento (hardware)

A escolha do equipamento é uma das decisões mais importantes do processo de automação de uma loja. Como são muitas as opções disponíveis, o empresário, na compra de qualquer equipamento, deve considerar os seguintes aspectos:

• Capacidade

Niguém em sã consciência comprará um helicóptero para fazer entregas de pizzas no bairro! Este raciocínio se aplica também na compra de equipamentos de informática para "automatizar" uma loja.

Não se deve pensar no superdimensionamento se as necessidades atuais e futuras não o indicarem. Da mesma forma, de nada adianta comprar (ou manter) aquele computador antigo para gastar pouco na automação e comprar um programa que não funcione nele, ou ainda, comprar sistemas de leitura de código de barras usados, que cometem muitos erros na operação, só porque estão baratos. O dimensionamento ideal dos equipamentos faz parte de um bom processo de automação.

• Modernidade

Comprar equipamentos antiquados é sinônimo de maus negócios para o futuro de sua empresa. Em qualquer compra, você deve observar sempre se o equipamento não está sucatiado; se sim por que comprá-lo? É importante pensar não só no investimento inicial mas também na sua amortização e na funcionalidade.

Por exemplo: você pode comprar um equipamento de baixo custo, hoje, com uma vida útil de seis meses ou então um equipamento mais sofisticado, cuja aplicação possa durar de dois a três anos. Os investimentos iniciais serão diferentes, mas a médio e a longo prazo, com certeza o segundo equipamento lhe assegurará um maior retorno.

• Garantia e Assistência Técnica

Os equipamentos de informática também podem apresentar defeitos! A a manutenção dos equipamentos deve ser considerada sempre como um investimento e jamais como um custo. Você só terá a noção exata de sua utilidade quando o equipamento quebrar no momento em que você precisar dele.

A assistência técnica não se destina apenas a equipamentos quebrados. Todos os equipamentos devem ser revisados periodicamente para evitar paradas desnecessárias em seu funcionamento. Verificar o período de garantia e sua cobertura é outro fator importante. Assim, você estará zelando pelo seu patrimônio e garantindo o seu investimento.


Com certeza você não pretende inaugurar sua loja e fechá-la após dois meses! Pense nos objetivos de crescimento e de atuação com os olhos voltados para o futuro. A Automação Comercial deve ser vista como uma valiosa ferramenta para auxiliar no processo de crescimento da loja. Através dela, você aumentará seus controles internos e terá condições de conseguir novos clientes, bem como manter os clientes atuais.

Não dimensione o sistema pensando somente nas suas necessidades atuais. Com certeza o seu movimento crescerá e sua loja acompanhará este crescimento. Com isso, aumentará o número de itens em seu estoque; aumentará a necessidade de se possuir um controle financeiro mais eficiente, um melhor controle sobre os fornecedores e assim sucessivamente, numa verdadeira reação em cadeia.

Apesar de todo o avanço tecnológico da informática, é preciso ter em mente um horizonte de tempo; e sobre este tomar suas decisões com relação a equipamentos. A próxima decisão a ser tomada é saber o quanto será gasto com tempo e dinheiro no processo de automação.


É importante que você saiba o quanto vai gastar na implantação do seu sistema de Automação Comercial. Com esta informação será possível calcular o custo-benefício e as necessidades de desembolso ao longo do período.

Para chegar ao valor total, organize primeiramente uma lista com todos os itens necessários para automação. Observe a seguir algumas sugestões. Através deste quadro, obtém-se uma outra informação importante: a da negociação com os fornecedores, que será essencial após conhecer as necessidade de tempo, equipamento e dinheiro, em cada uma das etapas.

•Verifique o custo de cada item e as formas de pagamento oferecidas pelos fornecedores selecionados. Os custos que não forem fixados deverão ser estimados. Estas despesas devem ser realizadas num determinado período de tempo e você deve ser capaz de saldá-las. Por isso é importante que o orçamento seja feito com todo o critério.

• Organize um quadro para ajudá-lo a saber quais os melhores investimentos ao longo do tempo. Na primeira coluna coloque os itens que você levantou anteriormente, sendo que na primeira linha deverá constar o tempo em semanas ou em meses. As necessidades de capital de cada um dos itens deverão ser incluídas nos seus meses ou semanas respectivas.

• Após incluir no quadro todos os dados necessários, você poderá ter uma visão completa de como os desembolsos ocorrerão ao longo do tempo. A partir dessa visão será possível direcionar de forma mais eficiente os investimentos a serem feitos de acordo com as necessidades surgidas.

Lembre-se de que a automação não se faz somente com equipamentos. É necessário que existam pessoas capazes de operá-los adequadamente. Por isso separe sempre uma parte do orçamento para as atividades de treinamento e consultoria pós-instalação.
 

Se você não tiver interesse em adquirir os equipamentos de imediato, ou seu capital não seja suficiente para isso, existem outras alternativas para solucionar o problema. Uma delas é a participação em consórcios que fornecem equipamentos para automação. Neste caso, verifique sempre a idoneidade das empresas administradoras dos consórcios.

Outra opção é buscar financiamento em instituições financeiras ou governamentais, que podem auxiliá-lo a tornar realidade o seu programa de automação. Existe também a possibilidade de se alugar ou fazer arrendamento mercantil (leasing) de equipamentos. São opções atraentes, uma vez que você não imobiliza seu capital e os custos podem ser incluídos como despesas da empresa.

Uma quarta opção é a formação de um grupo de interessados em adquirir equipamentos e sistemas semelhantes. Como nessa associação o volume de recursos será maior, o poder de barganha com os fornecedores também será aumentado.

Outra vantagem da associação é que o grupo não precisa se desfazer após comprar os equipamentos necessários. Ele pode aproveitar a experiência adquirida e se transformar numa cooperativa, comprando suprimentos e demais itens necessários ao bom funcionamento dos sistemas instalados.


A maior parte dos equipamentos disponíveis para o varejo precisam de pessoas para operá-los! Existe uma falsa idéia de que a compra de equipamentos para a Automação Comercial significa a dispensa de funcionários. O que se observa na prática é que funcionários bem treinados proporcionam aumento de produtividade. Este aumento é conseguido porque em todas as operações realizadas na loja haverá uma considerável redução no tempo gasto e nos erros cometidos.

Quando os funcionários percebem que está havendo investimento no seu aprimoramento profissional, eles sentem-se motivados e isto é sinônimo de aumento na produtividade.

Para que o processo de treinamento obtenha êxito, você observe os seguintes aspectos:

• selecione as pessoas que serão treinadas de acordo com as atividades que elas desempenham;

• aqueles que não possuem conhecimentos anteriores sobre o assunto, devem ser submetidos a um curso de Introdução à Informática ou ao sistema que será utilizado;

• os treinamentos devem ser feitos por empresas especializadas;

• para reduzir seus custos, consulte as associações de classe; muitas delas oferecem estas opções a custos subsidiados para seus associados.

Mesmo após terminado o período de treinamento, os funcionários devem continuar sendo avaliados e treinados continuamente. O acompanhamento deve ser feito por um funcionário experiênte.

Dê o exemplo incentive seus funcionários a se manterem atualizados, participando de cursos e palestras; deste modo, eles perceberão que a tecnologia impõe desafios diários e quanto melhor preparados estiverem, maiores serão as chances de crescimento profissional.


Para que o varejista possa implantar um sistema de automação que satisfaça as suas necessidades, é importante que ele saiba exatamente o que está disponível no mercado.

Algumas de suas perguntas precisam de respostas rápidas.

• Quais são os equipamentos que podem ser utilizados?
• Que vantagens esses equipamentos oferecem?
• Que cuidados devem ser tomados na compra destas tecnologias?
• Como se integram os diversos equipamentos?

Tão importante como obter as respostas é ter consciência de que a tecnologia evolui a cada dia e isto obriga o varejista a manter-se constantemente atualizado. Além dos avanços tecnológicos, os preços dos equipamentos estão sendo reduzidos sensivelmente. Com isto os proprietários dos pequenos empreendimentos estão tendo acesso à tecnologias antes só possíveis aos grandes varejos.


As caixas registradoras mecânicas e eletromecânicas foram as precursoras da Automação Comercial, causando uma verdadeira revolução na gestão do varejo. Em seguida, acompanhando a evolução tecnológica, surgiram as caixas registradoras eletrônicas, concentrando-se na operação de registro e totalização das compras efetuadas. Através delas, tanto o operador como o consumidor podem acompanhar o que está sendo registrado.

Normalmente, ligados a elas existem dispositivos que armazenam o dinheiro e uma impressora do cupom de caixa; neste cupom estão listadas as quantidades e os preços dos produtos comprados, permitindo ao consumidor que ele confira, se desejar, as compras que fez.

Os modelos de maior porte oferecem a opção de registro e fechamento do movimento diário, o que facilita a conferência das contas e do estoque. Este tipo de equipamento apresenta como vantagem a obtenção de uma maior confiabilidade nas operações de registro de dados e melhores perspectivas de manutenção, uma vez que o desgaste apresentado é menor, se comparado aos equipamentos mecânicos utilizados anteriormente.


Com a evolução tornou-se possível a utilização de equipamentos mais sofisticados e cujo princípio de funcionamento assemelha-se as caixas registradoras. Estes novos equipamentos apresentam como vantagens principais uma maior flexibilidade nas operações realizadase a comunicação com outros equipamentos.

Os chamados PDVs, que nada mais são do que computadores cuja função é voltada para as tarefas do caixa, apresentam características que tornam sua utilização extremamente vantajosa em aplicações de Automação Comercial, destacando-se as seguintes:

• registro de vendas, quantidades e preço com o código dos produtos;
• totalização de uma venda, de acordo com a necessidade;
• visores especiais, programáveis de acordo com o usuário;
• teclado próprio, programável de acordo com a necessidade;
• totalizações diárias (relatórios por produtos, quantidades, seção, etc.);
• impressora de cupons com melhor resolução, permitindo a inserção de imagens;
• facilidade de ligação com outros periféricos (impressoras de notas fiscais, "scanners", impressoras de cheques, etc.);
• facilidade de ligação em rede, melhorando o controle fora da área do caixa.

Encontram-se no mercado diversos modelos de PDVs (veja alguns exemplos), aplicados de acordo com as necessidades; várias são as opções do mostrador (monitor), teclado, disposição da caixa de dinheiro, impressoras de cupons, entre outras.

Dependendo da disponibilidade e do interesse de cada varejista são fornecidas, inclusive, soluções modulares, ou seja, o varejista adquire as partes que lhe interessam no momento, havendo a possibilidade de uma expansão posterior.

Os custos dos PDVs dependem, basicamente, dos modelos e módulos que estarão presentes na opção desejada.


Este equipamento periférico nada mais é do que uma impressora inteligente, integrada ao PDV, capaz de interpretar os valores dos cheques e preenchê-los corretamente com o total por extenso, além de informações de localidade e data de emissão.

Os preenchedores de cheques trouxeram inúmeras vantagens: aumento da confiabilidade no preenchimento dos cheques, na conferência da totalização e na diminuição do tempo gasto na espera. Com isso, tanto os consumidores como os varejistas saíram ganhando.


O processo de automação deve ter como objetivo principal o aumento da produtividade e a melhoria na qualidade do atendimento de clientes.

O código de barras foi criado para isto.


Trata-se de um sistema que consiste basicamente em um conjunto de barras representando 0s e 1s, formando uma combinação que permite a um leitor óptico (scanner) reconhecer as características do produto, tais como procedência, tipo de produto, marca, tamanho, entre outras.

Deste modo, através de um simples processamento de informações, tem-se nas mãos um sistema de reconhecimento de produtos vendidos nos caixas, traduzindo-se em valiosas informações que auxiliam no processo de tomada de decisões.

A codificação é universalmente padronizada. No Brasil é utilizado o código EAN, cuja gestão é feita pela EAN - Brasil.

Cada fornecedor tem o seu próprio código inscrito na EAN - Brasil e nele estão contidas as informações sobre o país de onde provém o produto, a empresa fabricante e o produto em si.

Esta nova tecnologia tem exercido um grande impacto sob o ponto de vista dos consumidores, existindo, basicamente, quatro fatores influenciadores, diretamente percebidos por eles:
 
• O primeiro diz respeito aos serviços prestados no caixa - maior confiabilidade na operação realizada, diminuindo os erros de digitação e o tempo de espera e nas filas.
• A segunda modificação percebida refere-se aos recibos emitidos pelos caixas, que passaram a ser discriminados, permitindo que o consumidor confira, item por item, o que comprou.
• O terceiro fator está relacionado a alguns benefícios adicionais em termos do preço final dos produtos, onde é percebido um impacto de diminuição dos preços, provocado pelo aumento da produtividade da operação na loja.
• O último fator refere-se ao problema dos preços que não necessariamente estão marcados diretamente nos produtos, podendo encontrar-se nas prateleiras; esse fator pode ser visto como um inibidor da seleção de lojas por parte dos consumidores, devido à dificuldade na sua utilização. Porém, outros fatores já citados, principalmente aqueles relacionados à confiabilidade e à rapidez nos caixas podem atuar como fatores compensadores, anulando uma primeira impressão desfavorável.

Além dos quatro fatores mencionados existem ainda fatores que não são percebidos diretamente pelos consumidores, mas que possuem um forte impacto sobre o composto de uma loja a eles oferecido. O varejista, ao utilizar a tecnologia do código de barras, ligada a dos PDVs integrados terá, num reduzido espaço de tempo, um controle mais apurado sobre os resultados obtidos pela sua loja. Desta forma, ele poderá reconfigurar, de maneira mais rápida, o composto de produtos oferecidos, adaptando-o às necessidades dos consumidores. Esta utilização também possibilita ao varejista, repor os seus estoques nas prateleiras de maneira mais eficiente, a um custo mais reduzido.

Outro importante fator que deve ser citado, relacionado à utilização do código de barras no varejo, diz respeito diretamente à comunicação com o consumidor. Combinando-se leitores óticos com equipamentos multimídia, obtém-se como resultado uma eficiente maneira de suprir os consumidores com informações adicionais sobre os produtos e sobre a loja. Como exemplo é citado o caso de sistemas de informação de preço, onde o consumidor passa o produto por um scanner e visualiza imediatamente algumas características desse produto e seu respectivo preço - o tira-teima.

Para o varejista que está pretendendo implantar o uso de código de barras é importante que se façam algumas recomendações. Verifique inicialmente quantos fornecedores de seus produtos comercializados já possuem esta caracteristica. Se alguns deles ainda não se utilizam deste sistema, é importante que seja prevista alguma forma de emitir as etiquetas com estes códigos, identificando cada um dos produtos oferecidos aos consumidores, para facilitar as operações no caixa.

No caso de varejistas que possuem produtos vendidos em quantidades variadas, como tecidos por exemplo, é importante verificar como pode ser efetuado o registro destes produtos no caixa. Em caso de dúvida, consulte alguns fornecedores, que poderão lhe oferecer soluções interessantes.

Caso o varejista seja o responsável direto pela impressão das etiquetas com os códigos de barras, é necessário que sejam tomados alguns cuidados básicos. É importante que a impressora utilizada tenha resolução

suficiente para que o leitor óptico possa entender claramente o código, evitando com isso problemas na sua interpretação.

A qualidade da etiqueta e da sua impressão são itens essenciais nesse processo. Alguns fornecedores oferecem opções quanto a impressoras especiais para a utilização com etiquetas com códigos de barras. Por isso verifique antes se a impressora que você possui é apropriada para esta utilização.


A codificação através das barras não terá nenhuma função se não houver um instrumento que possa capturar as informações contidas nestas barras.

Para que isso ocorra, ou seja, para que exista esta interface, onde as informações sobre as características de cada produto possam ser capturadas e transformadas em informações inteligíveis por um computador ou um PDV, é necessário um instrumento de leitura óptica.

Trata-se de um equipamento cujo funcionamento está baseado num conjunto de luzes que podem ou não se refletir, de acordo com a presença ou ausência das barras; A partir daí, a informação é transformada em uma linguagem de máquina, realizando a atribuição de preço ao produto, registrando a compra e dando baixa no estoque, entre outras operações possíveis.

Os leitores ópticos, ou scanners, são basicamente emissores de luz (ccds ou laser) que captam a reflexão desta sobre um conjunto de barras de duas cores diferentes, com características distintas, decodificam-na e a transfere para outro equipamento.


Scanners móveis

A leitura do código é feita manualmente, através de duas formas diferentes:

1ª - Scanner de contato: na forma de uma caneta, possui na extremidade um receptor/emissor de luz. A leitura do código acontece quando a ponta da caneta é deslocada sobre o código. Seu custo é baixo mas apresenta alguns problemas quanto à leitura, dependendo da inclinação e da velocidade com que se usa a caneta.

2ª - Scanner de aproximação: com ele não é necessário haver contato direto com o código, basta uma aproximação mínima; como vantagem ele diminui os erros na operação e pode ser usado em superfícies irregulares. Pelas características que apresenta é um equipamento de custo mais elevado.

Scanners fixos

Neles o reconhecimento do código ocorre pela sua passagem em frente a um feixe de luz.

São aparelhos mais caros, mas apresentam maiores facilidades: rapidez, precisão e diminuição dos erros de leitura são as principais. Avaliando as opções disponíveis, o varejista pode se defrontar com uma delicada questão: qual dos equipamentos é o mais indicado para a sua aplicação?

Para obter a resposta, devem ser considerados, antes de mais nada, dois pontos básicos:

• analisar o volume de recursos disponível para a automação dos processos da loja, em termos de equipamentos;
• verificar o tipo de produto que será manipulado no registro do caixa.

Na primeira situação o montante de recursos disponível poderá se constituir num fator limitante para o uso de equipamentos mais sofisticados. No segundo caso, a forma de manipulação e a localização das etiquetas e/ou código de barras nos produtos poderá vir a determinar o tipo de scanner a ser utilizado.

Caso os produtos sejam de fácil manipulação, a escolha poderá recair em qualquer um dos tipos de scanners disponíveis.

Havendo a necessidade de leitura dos códigos em grande velocidade, no caso de lojas com alta rotação de produtos, o scanner fixo é o mais apropriado. Se os produtos forem de difícil manipulação, pesados ou de grande volume, os scanners móveis (manuais) são os mais indicados.

A escolha do scanner mais apropriado dependerá sempre da aplicação específica que ele terá em qualquer tipo de negócio.


As balanças eletrônicas com emissão de etiquetas em código de barras ou com o preço do produto impresso, fazem parte do conjunto de periféricos usados na Automação Comercial.

Elas são capazes de emitir, automaticamente, etiquetas com informações sobre produtos não codificados, que necessitam de pesagem para a fixação do preço. Isso é muito útil, por exemplo, no caso da compra de frutas e verduras, onde o comprador prefere, ele mesmo, escolher os produtos e as quantidades que serão compradas e não adquiri-los já embalados. Nesse caso, as etiquetas têm duas funções principais. A primeira diz respeito à compatibilização dos produtos vendidos ao sistema de coleta de dados utilizado no caixa. A segunda se refere à agilização no atendimento da pesagem de alimentos, já que essa operação tem sua velocidade aumentada pela utilização das balanças.

As características das balanças irão depender, essencialmente, das aplicações a que se destinarem, principalmente no que diz respeito à capacidade de peso e à comunicação com outros sistemas, para a troca de informações.


Grande parte das transações que o varejo realiza envolvem o sistema bancário. Diariamente o varejista convive com ele, seja no recebimento de pagamentos, seja para saldar dívidas, faturas, duplicatas e até mesmo no caso dos movimentos que realiza.

Para agilizar este fluxo existem equipamentos que possibilitam o uso de formas de pagamento automatizadas; para se ter uma idéia das vantagens que esses equipamentos trouxeram, imagine o número de cheques que você recebeu em troca das mercadorias vendidas. Agora, tente percorrer mentalmente o caminho que estes cheques fizeram até se transformarem em dinheiro, depositado na conta da sua loja.

Você não concorda que seria muito mais fácil e menos dispendioso realizar esta operação diretamente?

A Transferência Eletrônica de Fundos foi desenvolvida justamente como uma solução para este problema. Através dela os pagamentos podem ser efetuados com cartões magnéticos, (de bancos ou de crédito) e cuja operação requer, normalmente, uma linha telefônica disponível e aparelhos especiais que cuidam da comunicação.

Os serviços de transferência são oferecidos por prestadores que se encarregam de toda a transferência do dinheiro entre bancos e entre contas correntes. O custo destas operações limita-se, basicamente, ao aluguel do equipamento ou ao número de consultas realizadas.

Por ser uma solução vantajosa para todas as partes envolvidas, aconselha-se a fazer contato com alguns fornecedores para verificar o custo-benefício desta solução. Os consumidores serão beneficiados: não haverá a necessidade que leverem dinheiro ou cheques para realizarem suas compras; haverá confiabilidade na operação e uma diminuição no tempo gasto para realizá-la.

No caso dos varejistas: uma diminuição nos custos das transações, do número de cheques devolvidos por razões diversas, eliminação das consultas sobre referências bancárias para aprovarem os pagamentos.

Os bancos: diminuição dos custos de compensação e de transação de cheques, facilitando com isso a vida dos seus clientes, consumidores e varejistas.

Existem, basicamente, duas formas para que se realizem as transações eletrônicas.

A primeira delas requer a utilização do cartão magnético do banco do cliente. Neste caso, os débitos são feitos automaticamente na conta corrente dos consumidores. Algumas administradoras oferecem como opção um prazo para a compensação do pagamento, como se fosse um cheque. Com isso é evitado o incômodo que o débito caia imediatamente na conta do consumidor. Outras oferecem opções semelhantes ao do cheque pré-datado, fixando datas para os débitos dos valores dos pagamentos.

A segunda forma para que a transação seja realizada implica na utilização do cartão de crédito do cliente. Neste caso, existem algumas regras de pagamento e recebimento das contas, realizadas em datas pré-fixadas.

A grande vantagem oferecida pela utilização do sistema eletrônico refere-se à aprovação do cartão, a qual ocorre instantaneamente (on line) sem a necessidade de consulta às listas de cartões bloqueados.


A utilização da tecnologia da comunicação de dados gerou para o varejo outra interessante aplicação. Trata-se do EDI (Electronic Data Interchange), responsável pela troca eletrônica de dados bidirecional.

A Transferência Eletrônica de Fundos é uma forma particular do EDI, aplicada ao sistema bancário.

Com EDI o lojista pode estabelecer uma comunicação direta com seus fornecedores, diminuindo o tempo de colocação de pedidos e o tempo gasto em seu processamento, reduzindo, conseqüentemente, o tempo envolvido no processo de reposição de estoques das empresas varejistas.

Esta tecnologia abriu novas perspectivas aos varejistas, permitindo-lhes a comunicação completa de todo o seu sistema de dados, desde o caixa até o seu fornecimento.

Para que este tipo de sistema seja possível, existem duas formas principais:

• 1ª - Troca de dados entre a matriz e as filiais de uma mesma loja, feita através de uma linha telefônica e um modem, em determinados períodos do dia.
• 2ª - A troca eletrônica de dados assume um papel de intercomunicador entre empresas (fornecedores e compradores) permitindo a comunicação com vários fornecedores, quando for possível a utilização de um padrão de comunicação comum; este tipo de equipamento permite a comunicação com bancos, possibilitando operações de controle de cobranças de duplicatas e de depósitos.

Esta tecnologia também é acessível ao empresário do pequeno varejo, onde ele pode ligar sua filial à matriz, através da comunicação de dados via rede telefônica. Com isso ele estará facilitando o controle geral, centralizando suas operações num único ponto, sem que sejam gerados custos adicionais elevados.


Através do desenvolvimento da tecnologia e da redução em seus preços, cada vez mais os computadores estão se tornando acessíveis aos varejistas.

Em suas mais diversas opções os computadores estão alterando significativamente as atividades do varejo através da velocidade de processamento, da facilidade de acesso aos dados e da capacidade de armazenamento que possuem, principalmente nas atividades de suporte, como controle de estoques, recebimento de mercadorias, planejamento de exposição de produtos, simulações de elasticidade em vendas, em relação à promoções, propaganda e displays, entre outras.

Em varejos de pequeno porte e com baixa rotação de produtos, o computador pode ser utilizado também como um caixa eletrônico. Nos períodos de ociosidade, ele assume o papel de suporte às atividades de Retaguarda, gerando relatórios de controle sobre produtos, estoques, financeiro, etc.

Outra forma bastante difundida da utilização da tecnologia a serviço do varejista são as LANs (Local Area Network), ou Redes Locais de Computadores. Neste caso, a troca de informações ocorre de modo mais efetivo.

As redes são as responsáveis pela integração dos PDVs com o sistema central de processamento da empresa, possibilitando as operações de verificação e controle sobre os caixas e sobre o resultado geral obtido pela loja.

A dimensão criada para o varejista tornou-se agora mais abrangente pois, além de permitir o controle direto dos produtos nos pontos-de-venda, permitiu a ele ter ainda um retorno das informações, interagindo com os consumidores e criando uma nova comunicação no caixa, na relação com os atendentes e com os consumidores. Estas informações interessam tanto aos varejistas como também aos seus fornecedores.

O que se percebe, na prática, é que as redes de computadores são as grandes responsáveis pela diminuição do cliclo de controle sobre as mercadorias. A utilização desta tecnologia não é percebida diretamente pelos consumidores, uma vez que ela está mais relacionada com as atividades de suporte do varejo.


Dentro do processo de estabelecimento de uma comunicação mais eficiente com os clientes de uma loja, estão sendo utilizados os terminais multimídia, ou São Tomés ou tira-teima, como são mais conhecidos.

Estes terminais têm acoplados a eles um sistema de leitura óptica (scanner), um monitor colorido, um computador e alto-falantes, que possibilitam ao consumidor ter acesso as informações sobre determinados produtos no que diz respeito a preços, promoções, localização desses produtos, formas de pagamento e apresentação de lançamentos.

Para a utilização dos terminais multimídia é necessário que exista uma infra-estrutura tecnológica organizada, uma vez que estes terminais estarão ligados à rede principal.

Os monitores podem ser utilizados nos caixas como uma forma adicional de comunicação com o cliente: informações sobre alguns produtos, sobre o subtotal da sua compra e sobre a totalização dessa compra. Além disso, pode transmitir também algumas informações bastante úteis quando o PDV estiver fora de uso.

Os terminais multimídia podem ser utilizados isoladamente na loja, com a finalidade de fornecer informações diversas, tais como promoções, descontos, localizaçõo de produtos, etc., necessitando, porém, que estas informações sejam previamente programadas. Trata-se de uma tecnologia bastante interessante, a qual oferece inúmeras possibilidades de interação com os clientes, infelizamente seu preço é um pouco elevado, o que excluirá o pequeno varejo, pelo menos temporariamente.

Como os preços dos equipamentos de informática estão sofrendo reduções significativas, futuramente os terminais multimídia tornar-se-ão uma opção bastante interessante para os pequenos estabelecimentos.


O material que você acabou de ler abordou diversos aspectos sobre Automação Comercial. Através dele foi possível perceber a necessidade da tecnologia num mercado cada vez mais competitivo e automatizado.